اصول گزارش نویسی در روابط عمومی

 

گروه هدف:

کارکنان و دست اندکاران روابط عمومی شاغل در بخشهای مختلف

شبکه های بهداشت و درمان

 معاونت ها

 دانشکده ها

 و مراکز آموزشی و پزوهشی  دانشگاه علوم پزشکی تبریز با مدارک تحصیلی دیپلم به بالا

 

 

 

اهداف آموزشی

 

آشنایی کارکنان و دست اندکاران روابط عمومی با تعریف گزارش, انواع گزارش , سبک گزارش نویسی, انواع نوشته ها ,موارد مورد رعایت در یک نوشته خوب

 

 

 

روش و اجرای  آموزش

 

 

روش آموزش به صورت غیر حضوری است و جزوه تدوین شده در اختیار مشارکت کنندگان در دوره قرارگرفته که بعد فرصت زمانی اعلام شده  مطالعه و به صورت سوالات تستی ارزشیابی خواهند شد

 

 

سرفصل ها    :

عنوان

صفحه

- مقدمه

6

- روابط عمومی نوشتاری

8-6

-اصول و کلیات نگارش در روابط عمومی

9-8

- مستند سازی

10

- ویژگی ها و شرایط یک نوشته خوب

- مراحل نوشتن                                                                                                    

- نگارش در روابط عمومی

11-10

12-11

13-12

- کارکردها و موارد استفاده متون در روابط عمومی

14-13

- نکاتی درباره ساختار متون

15-14

-اهمیت و جایگاه گزارش

18

- کاربرد گزارش

19-18

- هدف از گزارش نویسی

18

- ویژگی های گزارش

- الزام های یک گزارش خوب

- هدف از گزارش نویسی

23-19

24-23

24

-انواع گزارش

26-25

- مراحل عملی تهیه گزارش

32-27

- لیدنویسی درگزارش

33-32

-سبک های گزارش نویسی

37-33

- نکاتی پیرامون برخی گزارش های کاربردی

38

- انواع گزارش های اقتصادی و فنی

38

-10توصیه کلیدی گزارش نویسی اقتصادی و فنی

41-39

- انواع گزارش های مطبوعاتی

43-42

- گزارش نویسی اداری

42

- تعریف گزارش اداری

44-42

- فایده و مراحل گزارش اداری

45-44

-انواع گزارش از نظر نحوه ارائه(کتبی و شفاهی)

47-45

-انواع گزارش از نظر نوع و شکل کلی(رسمی بلند وکوتاه)

- سوالات

48-47

 50-49

- منابع

51

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 مقدمه‌ :


امروزه‌ ارتباطات‌ نقش‌ بسیار مهمی‌ در پیشبرد اهداف‌ یک‌ سازمان‌ ایفاء می‌ کند و بهبودکیفی‌ و کمی‌ فعالیتهای‌ سازمان‌ و افزایش‌ بهره‌ وری‌ از امکانات‌ و نیروی‌ انسانی‌ در سایه ‌انعکاس‌ هر چه‌ بهتر فعالیتها و مصوبات‌ سازمان‌ به‌ جامعه‌ و بهره‌ گیری‌ از امکانات‌ و قابلیتهای‌ اجتماع‌ و مشارکت‌ عمومی‌ افراد آن‌ می‌ باشد .

 

در این‌ راستا روابط‌ عمومی‌ که‌ حلقه‌ ارتباط‌ سازمانها با جامعه‌ هستند می‌ توانند نقشی ‌بسیار اساسی‌ را پذیرا شوند و بطور کلی‌ هر چه‌ این‌ ارتباط‌ با مردم‌ و جامعه‌ گسترده‌ تر و مفید تر صورت‌ پذیرد به‌ همان‌ اندازه‌ سازمان‌ یا مؤسسه‌ در رسیدن‌ به‌ اهداف‌ و آرمانهای‌خود موفق‌ تر خواهد بود .

 

در دنیای‌ امروز که‌ مردم‌ در کلیه‌ صحنه‌ های‌ جامعه‌ حضور فعال‌ دارند و افکار عمومی‌در تصمیم‌ گیریهای‌ دست‌ اندرکاران‌ نقش‌ اساسی‌ دارد و هیچ‌ برنامه‌ و فعالیتی‌ بدون‌ مشارکت‌ و حضور مردم‌ به‌ خوبی‌ اجرا نمی‌ گردد بدین‌ جهت‌ شناخت‌ افکار عمومی‌ و ارزیابی‌ آن‌ یکی‌ از نیازهای‌ اساسی‌ تمام‌ دولتها و سازمانهاست‌ .

 

 

روابط عمومی نوشتاری

روابط عمومی نوشتاری بخشی از یک فرایند است که نیازمند تجهیزات نوشتاری‌، به کارگیری مرجع‌ها و منابع ضروری، جمع‌آوری اطلاعات و آگاهی از ساختارهای اولیه زبان می باشد.

 از این نظر، یک روزنامه‌نگار و یک نویسنده روابط عمومی دیدگاهی یکسان در نویسندگی دارند.

از نگاه آنان، نویسندگی کاری است بس مشکل، که به آثاری که ناشی از بی‌دقتی و بی‌نظمی نویسنده است فرصت خودنمایی نمی‌دهد. پیش از شروع به نوشتن باید اطلاعات جمع‌آوری شده و درستی و نادرستی آن‌ها مشخص شود. هنر نویسندگی به خودی خود، روندی واقعی از کشمکش میان واژه‌ها، جملات و گسترش موضوعی است.
روزنامه نگار به منظور گردآوری، گسترش و نشر خبر در یک سازمان خبری استخدام می‌شود و هدف اولیه او به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز مخاطبان و خوانندگان برای سازمان می‌باشد. هدف خبرنگاری تخصصی نمایش اطلاعات به گونه‌ای هدفمند است.

میل شخصی خبرنگار می‌تواند رابطه مستقیم با انتخاب نوع واژه‌ها و چگونگی نشر خبر داشته باشد اما در مجموع او سعی دارد به گونه‌ای بی‌طرف، نظرات خود را بیان کند. 

در مقابل، نویسنده روابط عمومی در سازمان استخدام می‌شود که هدفش ایجاد ارتباط با عده کثیری از خوانندگان از طریق رسانه‌های خبری و یا کانال‌های ارتباطی دیگر می‌باشد.

این سازمان‌ها عبارتند از : شرکت‌ها، سازمان‌های دولتی، گروه‌های محلی، اتحادیه‌‌های کارگری، انجمن‌های تجاری و شرکت‌های روابط عمومی کار این سازمان‌ها گردآوری اطلاعات برای مشتریان و مخاطبان می‌باشد.
 هدف نویسنده روابط عمومی طرفداری است نه بی‌طرفی. مقصد او علاوه بر آگاه سازی، ترغیب و متقاعد ساختن شنونده است .

 ادوارد ام استانتون رئیس پیشین سازمان روابط عمومی سلوج ولی در «فصلنامه روابط عمومی»  (بهار 1991)، روابط عمومی را این گونه تعریف می‌کند:

 « همکاری با مشتری ، به کارگیری شیوه‌ها و پیام‌ها  و ارسال پیام‌ها برای خوانندگانی معین به منظور ترغیب آن‌ها بر انجام کاری که به سود مشتری است. »
  هرولد بارسون ، پیشرو در امر روابط‌عمومی، حرفه روابط عمومی خصوصاً نویسندگی را این گونه معرفی می‌کند،

" اطلاعاتی پیشرفته در قالبی اجتماعی که به منظور ارتباط با آرای عمومی به کار می‌رود اگر بخواهیم خبرهایی نافذ و معتبر داشته باشیم باید واقعیات را بنویسیم"

 بارسون در ادامه سخنانش می‌گوید:«ما طرفدار مردم هستیم و باید به یاد داشته باشیم که ما دیدگاه مشخصی را دنبال می‌کنیم – دیدگاه مشتریان و کارفرما. »
 او می‌گوید: وقتی علاقه عموم مردم را فهمیدیم می‌توانیم بیشتر نظر مشتریان را به خود جلب کنیم و آن وقت دیگر یک روزنامه نگار نیستیم. روزنامه نگاری حرفه ما نیست» . ( گزارش سرویس روابط عمومی ادیویر، نوامبر 1990) 
پروفسور رابرت هیس، مؤلف کتاب « نگرش‌‌های منتقدانه و بدیع در روابط عمومی» می‌‌گوید: نقش حامی ، نقشی است که تاریخ آن را محترم شمرده است. این امر به 200 سال پیش باز می‌گردد. زمانی که ارسطو کلمه « بدیع» را معنی کرد: قدرت تشخیص آن چه باید گفت و چگونه باید گفت تا به نتیجه لازم رسید.

 هیس می‌گوید: « لفاظی توانایی نمایش و قایع گفت و گوها به خوانندگان است، به گونه‌ای که بتواند دیدگاه و اندیشه‌ای را مانند یک مساله مهم جلوه دهد.» 
از این رو تمامی نوشته‌های روابط عمومی با این پرسش آغاز می‌شود، چگونه می‌توان به سازمان رسیدن به اهدافش کمک کرد؟

به طور مثال، آیا آگهی تبلیغ یک محصول تمامی فواید محصول جدید را نشان می‌دهد و اگر نشان می‌ دهد چه سودی برای مشتریان احتمالی دارد؟

 سردبیر مقالات خبری یک شرکت باید قبل از تصمیم‌گیری درباره مقاله‌‌های مختلف به اهداف کارفرمای شرکت نیز توجه کنید. اگر شرکتی بخواهد فعالیت کارکنانش را گسترش دهد باید سردبیر آن درباره تعدادی از کارکنان برجسته و خصوصیات آن‌ها مقاله بنویسد.

اصول و کلیات نگارش در روابط عمومی

روابط عمومی ها با برخورداری از دانش تخصصی و پایبندی به اصول حرفه ای و اخلاقی ضمن شناخت مسئولیتها و جایگاه خویش ، نیازها و منافع متقابلی را با مخاطبان  مطمح نظر قرار داده و با استفاده از راهکارهای مناسب ارتباطی و پرهیز از انتظارات نامعقول و غیر منطقی سعی در ارائه اطلاعات و اخبار شفاف و درست از سازمان به منظور فراهم سازی شرایط توسعه یافتگی و رشد یکدیگردارند.

روابط عمومی بدلیل بهره گیری و استفاده از هنرهایی چون نویسندگی ،موسیقی ، طراحی ، خطاطی ، نقاشی و ... همواره به عنوان یک فن ، هنر و دانش تخصصی شناخته شده است .

هنر نویسندگی در این میان از بیشترین کاربرد و کارایی در روابط عمومی برخوردار است و دائماً در تهیه گزارش، خبر، مقاله، بیانیه، آگهی، مصاحبه، سخنرانی، تنظیم بروشور، کاتالوگ و ... مورد استفاده قرار می گیرد.

نویسندگی در بیانی ساده عبارت است از بیان افکار و احساسات در قالب الفاظ و کلمات درست و دلنشین بطوریکه خواننده بتواند بدون زحمت و به سهولت آنرا درک نموده و مقصود نویسنده را بخوبی بفهمد.

بنیان روابط عمومی بر ارتباطات استوار است و ارتباط با رسانه از جمله محوری ترین حوزه های تخصصی روابط عمومی بشمار می رود .

 نگارش و نویسندگی پیش نیاز برقراری ارتباط هم سنگ و موثر و متقابل بین  مخاطبان  و روابط عمومی ها تلقی می گردد .

رسانه ها مناسبترین فرصتها را برای ارتباط بین روابط عمومی با افکار عمومی فراهم می سازند هر چند که روابط عمومی ها باید از سایر امکانات برای انتقال اطلاعات ، اخبار و برنامه ها برای ارتباطات میان فردی و گروهی نیز بهره ببرند اما اثر گذاری و کارایی رسانه های جمعی و بخصوص مطبوعات بیشتر از سایر تکنیکها و وسایل ارتباط جمعی است

– چرا می نویسیم؟

 

*آنچه که از فکر و گفتار به روی چیزی منعکس گردد مکتوب یا نوشته نامیده می شود .

 

* می نویسیم تا پیامی را به مخاطب منتقل کنیم.

 

 – نوشته به عنوان وسیله برقراری ارتباط

 

* تعریف ارتباط :

هنر/فن انتقال اطلاعات ، افکار ، احساسات و رفتارهای انسانی از یک شخص به افراد دیگر از طریق به کاربردن پیامهایی که معنایش برای آنها یکسان باشد .

 

 ارکان ارتباط  :

  • پیام دهنده

•  پیام گیرنده

•  اصل پیام

•  وسیله ارتباط

 • اثر یا بازخورد

 • پارازیت

آثار و نقش نگارش در انجام امور

اثرات مالی

اثرات حقوقی

راهنمای آیندگان

تاریخ و قضاوتها

مستندسازی

مستند چیست و مستندسازی کدام است ؟

مستندات سازی معادل کلمه  Documentationمی باشد.

نگارش ومکتوب نمودن دستورات مربوط به انجام کاری در پرونده معینی را مستندسازی می گویند .

 

در تعریفی دیگر :

روش انجام کار و نگهداری صحیح آن را مستندسازی می گویند .

چون کلمه مستند از سند گرفته شده ، بنابراین آن نوشته ای حکم سند دارد که بتواند موردقبول مسئولین واقع گردد .

 

ویژگیها و شرایط یک نوشته خوب

 

– نگارش خوب چیست و نویسنده خوب کیست

 

• نویسندگی یعنی هنر نگارش پیام

 

• برای خوب نوشتن به تفکر ، توانائی، موضوع و ابزار نیاز داریم

 

• برای اینکه خوب بنویسیم باید بخوانیم ، بنویسیم و روانشناس خوبی باشیم

 

• نویسندگی چشم باز و بیان ساده می خواهد

 

• یک نویسنده خوب انگیزه ، هدف و احاطه کافی بر موضوع  و نکات دستوری دارد

 

نویسندگی برسه پایه استواراست:

 

– هنرخوب حس کردن (به ویژه خوب دیدن و خوب شنیدن(

 

– هنرخوب اندیشیدن

 

– هنرخوب نوشتن

 

 

 

• • مقایسهکنیم:

* نویسندگی یعنی اینکه انسان مطالبی را از خودش به قلم آورد و یا مطالبی را از این و آن جمع آوری کند و به گونه ای کنار هم بگذارد که خواننده سرانجام آن را بفهمد و فکر نکند که وقتش تلف شده است.

 

* در نویسندگی، مهارت در پروراندن مطلب، بسیار مهم است. شاید بتوان گفت نویسندگی همان هنر پرورندان مطالب است.

همین هنر است که فرق پدید می آورد میان آن که می داند و می نویسد وآن که می داند و نمی تواند بنویسد. مهم آن است که نویسنده بتواند مقصود خود را به روشنی و زیبایی بیان کند. این همان مشکل آموزگاران است. در تدریس نیز چگونه درس دادن ار چه درس دادن، اگر مهم تر نباشد، کم اهمیت تر نیست.

 

مشخصاتیک نوشتهخوب:

 

-1 خوانا و خوش خط بودن

-2 مختصر و کامل بودن

-3 عدم استفاده از واژه های نامانوس و بیگانه

-4 پردازش موضوع تا حصول نتیجه مورد نظر

-5 به کار بردن املاء صحیح کلمات

-6 رعایت نکات دستور زبان

-7 رعایت قواعد نشانه گذاری

-8 نظم و ترتیب و رعایت نظافت

 

مراحلنوشتن)پیش،حینوپس ازنگارش(

 

 - در باره آنچه که می خواهید بنویسید فکر کنید

 - فکر را تبدیل به کلمات کنید

 - از ترکیب کلمات جمله بسازید

-  جملات را گرد هم آورید تا به متن تبدیل شود

 

متن های فراهم آمده که حاصل اندیشه شما است می تواند به نامه، گزارش، رساله،مقاله و حتی کتاب تبدیل شود.

 

 

 

اهداف

 

– اطلاع یابی، اطلاع رسانی و اطلاع پژوهی

– تبلیغ و ترغیب

– جلب مشارکت و همگرایی

– مستند سازی رخدادها

/ 0 نظر / 171 بازدید